Kapitel 3: Planung des Projekts
Ohne sorgfältige Planung ist es für Projektmanagerinnen und Projektmanager und das gesamte Team schwieriger, das Projekt zum Erfolg zu führen. In diesem Modul lernst Du die verschiedenen Phasen kennen und wie Aufgaben im Team verteilt werden können.
Die Planungsphase umfasst die folgenden Maßnahmen:
- Aufteilung der Arbeit in Aufgaben
- Aufgaben priorisieren
- Die benötigte Zeit pro Aufgabe schätzen
- Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Planung, wann und wie das Projekt überwacht und gesteuert wird
Anna: „Jeder Schritt in der Planungsphase baut auf den vorangegangenen auf. Sicher möchtest Du im Laufe des Prozesses Teile Deines Projekts überprüfen und überarbeiten, das sind die Aufgaben von Monitoring und Controlling. Die Überwachung und Steuerung eines Projekts lassen sich leichter durchführen, wenn sich das Team regelmäßig trifft. Wir treffen uns zum Beispiel jeden Montagmorgen, um unsere laufenden Aufgaben zu besprechen.
Erstellung eines Projektzeitplans – Aufbau des Lebensmittel-Lieferdienstes
Sophia: „Es muss ein Projektplan erstellt werden, in dem alle Meilensteine und die zu erledigenden Aufgaben mit ihren Start- und Fälligkeitsterminen aufgeführt sind, damit wir den Termin für die Einführungsveranstaltung einhalten können.
Um einen Zeitplan zu erstellen, gehen wir folgendermaßen vor.
- Identifizierung der Meilensteine: Meilensteine sind kritische Punkte im Zeitplan eines Projekts, durch die überwacht werden kann, ob das Projekt im Zeitplan liegt. Sie zeigen die Fertigstellung der wichtigsten Teile des Projekts an.
- Aufgaben festlegen: Welche Aufgaben müssen erledigt werden, um jeden Meilenstein zu erreichen?
- Auflistung der Aufgaben: Die Aufgaben ergeben die „To-Do“-Liste für jede Aktivität oder Meilenstein.
Wir gliedern die Projektmeilensteine und -Aktivitäten in einem Projektstrukturplan (PSP). Das Beispiel findest Du unter diesem Textblock. - Festlegung der Reihenfolge: Wann werden die einzelnen Meilensteine, Aktivitäten und Aufgaben erledigt?
Um die Reihenfolge festzulegen, müssen wir beurteilen, welche Tätigkeiten abhängig und welche unabhängig sind.
Eine abhängige Aufgabe bedeutet, dass eine andere Tätigkeit oder Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die abhängige Aufgabe beginnen kann. Beispiel: Wenn ich die Lebensmittel ausliefern will, muss ich zuerst die Lebensmittel einkaufen. Das Ausliefern der Lebensmittel hängt also davon ab, dass der Einkauf der Lebensmittel abgeschlossen ist.
Eine unabhängige Aufgabe bedeutet, dass die Tätigkeit oder Aufgabe jederzeit abgeschlossen werden kann und nicht mit der Erledigung einer anderen Aufgabe verbunden ist. - Schätzung des Zeitaufwands: Wie lange wird die Erledigung der einzelnen Aufgaben dauern? Dies ist im besten Fall die Schätzung auf der Grundlage früherer Erfahrungen und unter Berücksichtigung des Umfangs der zu erledigenden Arbeit.
Ein häufiger Fehler ist es, die für die einzelnen Aktivitäten und Aufgaben benötigte Zeit zu unterschätzen. Ein Zeitpuffer kann sicherstellen, dass das Projekt selbst bei ungeplanten Ereignissen rechtzeitig abgeschlossen werden kann. - Erstellung des Zeitplans: Mit all diesen Informationen kann nun der Zeitplan erstellt werden.
Aufgabe 7: Der Projektstrukturplan
Füll das Business Model mit Hilfe des unten stehenden Textes aus:
Projektmanagement wird in fünf aufeinander folgende Phasen unterteilt:
- Die Initiierungsphase ist der Beginn des Projekts. Während dieser Phase werden die Projektbeteiligten ermittelt und eine Projektmanagerin oder ein Projektmanager ausgewählt. Die Projektziele werden definiert und die Genehmigung zur Durchführung des Projekts eingeholt.
- Während der Planungsphase wird der Projektplan erstellt. Das Team legt gemeinsam die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung des Endprodukts, der Dienstleistung oder eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen auch, welche Mitwirkenden und Ressourcen benötigt werden und legen den Zeitplan sowie das verfügbare Budget für das Projekt fest. Der Planungsprozess ist sehr wichtig für den Gesamterfolg des Projekts. Ohne sorgfältige Planung kann es für die Projektmanagerin oder den Projektmanager und dem Team sehr schwierig sein, das Projekt zum Erfolg zu führen.
- In der Durchführungsphase wird der Projektplan abgearbeitet, also die festgelegten Aufgaben erledigt.
- Das Monitoring und das Controlling finden während des gesamten Projekts statt. Bei der Überwachung und Steuerung eines Projekts geht es darum, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten im Projektplan fristgerecht und innerhalb des festgelegten Budgets abgeschlossen sowie alle notwendig gewordenen Änderungen vorgenommen werden, zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind.
- In der Abschlussphase werden die Projektziele erreicht, die abschließende administrative Arbeit abgeschlossen und die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung künftiger Projekte festgehalten. Ebenfalls beinhaltet die Abschlussphase, dass der Erfolg des Teams gefeiert wird!
Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Emre: „Für unser Team ist es wichtig, die Stärken, Fähigkeiten und Fertigkeiten jedes einzelnen Teammitglieds zu verstehen, um sicherzustellen, dass die richtigen Aufgaben zu der jeweiligen Persönlichkeit und den Fähigkeiten passen.
In einer Matrix für die Zuweisung von Zuständigkeiten (Responsibility Assignment Matrix, RAM) werden die Teammitglieder den entsprechenden Aktivitäten zugewiesen. Es ist eine gute Praxis, jeweils auch eine Ersatzperson zuzuweisen, falls die Hauptperson nicht verfügbar ist.
Planung, was, wann und wie kommuniziert wird
Anna: „Unsere Teammitglieder und Interessengruppen (wie die Schulbehörde, das Geschäft im Ort und das Altenheim) brauchen Informationen darüber, wie sich das Projekt entwickelt und was sich möglicherweise ändern muss, damit alle Aufgaben erledigt und die Ziele erreicht werden können.
Zur Planung der Kommunikation gehört eine klare Vorstellung davon, wer mit wem und wie oft kommunizieren muss und welche Informationen für die einzelnen Interessengruppen relevant und nützlich sind.“
Aufgabe 8: Risikoplanung
Emre: „Es ist wichtig, mögliche Risiken zu ermitteln, die sich auf den Erfolg des Projekts auswirken könnten, z. B., ob unser Dienst so hilfreich ist, dass wir ihn möglicherweise auf eine andere Stadt ausweiten können.
Die Identifizierung potenzieller Risiken bietet die Möglichkeit, sowohl für den Fall des Scheiterns als auch für den Fall des Erfolgs im Voraus eine Reaktion zu planen, durch die negative Auswirkungen auf das Projekt vermieden oder minimiert werden können.
Die Risiken könnten sich auf einen oder mehrere Bereiche des Projekts auswirken, darunter:
- Ressourcen: Benötigte Fähigkeiten, Personal, Ausrüstung, Finanzmittel oder andere Ressourcen für die Durchführung des Projekts.
- Zeitplan: Werden die zu erbringenden Leistungen oder das gesamte Projekt fristgerecht abgeschlossen?
- Leistungsumfang: Größe, Ausstattung und Leistung des Ergebnisses auf Basis der Anforderungen oder Aufgabenstellungen des Produktes, der Dienstleistung und den angestrebten Ergebnissen.
- Qualität: Wie gut erfüllt jedes Ergebnis die in den Abnahmekriterien festgelegten Ziele?“
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Kapitel 4: Durchführen, Überwachen und Steuern
Wichtige Terminologie
Akzeptanzkriterien
Eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor Leistungen angenommen werden.
Tätigkeit
Ein bestimmter, geplanter Teil der Arbeit, der im Laufe eines Projekts durchgeführt wird.
Vermutung
Ein Faktor im Planungsprozess, der als wahr, real oder sicher angesehen wird, ohne dass ein Beweis oder eine Demonstration vorliegt.
Abschlussprozess
Bei diesem Prozess wird ein Projekt, eine Phase oder ein Vertrag formell beendet oder abgeschlossen.
Kommunikationsmanagement
Eine Komponente des Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementplans, die beschreibt, wie, wann und von wem Informationen über das Projekt verwaltet und verbreitet werden.
Einschränkung
Ein einschränkender Faktor, der die Durchführung eines Projekts, Programms, Portfolios oder Prozesses beeinträchtigt.
Lieferbar
Jedes eindeutige und überprüfbare Produkt, Ergebnis oder die Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abzuschließen.
Ausführungsprozess
Dies ist der Prozess der Abarbeitung des Projektplans. In der Ausführungsphase werden die im Planungsprozess festgelegten Aktivitäten durchgeführt.
Prozess der Initiierung
Mit diesem Prozess wird ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts definiert, bei dem die Genehmigung zum Start des Projekts oder der Phase eingeholt wird.
Gelernte Lektionen
Die während eines Projekts gewonnenen Erkenntnisse zeigen auf, wie mit Projektereignissen umgegangen wurde und/ oder in Zukunft umgegangen werden sollte, um die zukünftige Leistung zu verbessern.
Meilenstein
Ein wichtiger Punkt oder ein wichtiges Ereignis in einem Projekt, Programm oder Portfolio.
Meilenstein-Planung
Eine Art von Zeitplan, der Meilensteine mit geplanten Terminen enthält.
Prozess der Überwachung und Kontrolle
Findet während des gesamten Projekts statt. Bei der Überwachung und Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten im Projektplan rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und alle Änderungen vorgenommen werden, die zur erfolgreichen Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
Planungsprozess
Der Projektleiter und die Teammitglieder legen die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung eines Endprodukts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen, welche Mitarbeitenden und Ressourcen benötigt werden, legen den Zeitplan und das verfügbare Budget für das Projekt fest.
Projekt
Ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.
Projektcharta
Ein vom Projektinitiator oder -sponsor ausgestelltes Dokument, das die Existenz eines Projekts formell genehmigt und dem Projektmanager die Befugnis erteilt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.
Projektleitung
Die Anwendung von Wissen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Projektleiter:in
Die Person, die von der durchführenden Organisation mit der Leitung des Teams beauftragt wird, das für die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist.
Projektplan
Eine Ausgabe eines Zeitplanmodells, das verknüpfte Aktivitäten mit geplanten Terminen, Laufzeiten, Meilensteinen und Ressourcen darstellt.
Projektteam
Eine Gruppe von Personen, die den Projektleiter bei der Durchführung der Projektarbeit und beim Erreichen der Projektziele unterstützt.
Umfang
Die Arbeit, die durchgeführt wird, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen zu liefern.
Scope Creep
Die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen.
Sponsor (Förderer)
Eine Person oder Gruppe, die Ressourcen und Unterstützung für das Projekt, Programm oder Portfolio bereitstellt und für den Erfolg maßgeblich mitverantwortlich ist.
Stakeholder
Eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Projektergebnis betroffen ist oder sich davon betroffen fühlt.
Stakeholder-Register
Ein Projektdokument, das die Identifizierung, Bewertung und Klassifizierung von Projektbeteiligten enthält.
Ressource
Ein Teammitglied oder ein materieller Gegenstand, der für die Durchführung des Projekts benötigt wird.
Risiko
Ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die/ das sich bei Eintreten positiv oder negativ auf eines oder mehrere der Projektziele auswirken kann.
Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)
Eine hierarchische Untergliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen.