Kapitel 4: durchführen, überwachen und steuern
In der Durchführungsphase werden die festgelegten Aufgaben abgearbeitet, also der aufgestellte Projektplan umgesetzt. Der Projektplan dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass die angestrebten Ziele des Projekts ordnungsgemäß, fristgerecht und im Rahmen des Budgets erreicht werden.
Den Plan in die Tat umsetzen
Leon: „Es ist an der Zeit, unseren Plan für die Einführungsveranstaltung in die Tat umzusetzen! Die Durchführungsphase ist die Abarbeitung des Projektplans, er wird in die Tat umgesetzt und dient dabei als Leitfaden, um sicherzustellen, dass unsere angestrebten Ziele ordnungsgemäß, fristgerecht und im Rahmen unseres festgelegten Budgets erreicht werden.
Während der Erledigung der Aufgaben solltest Dich diese Punkte berücksichtigen:
- Verwende Budget und Ressourcen wie geplant.
- Bewältige die ermittelten Risiken.
- Konzentrier Dich nur auf die Arbeit, die Du in Deinem Projektumfang beschrieben hast.
- Erreiche die Meilensteine.
- Dokumentiere Fortschritte in organisierter Weise.
- Kommunizier den Projektfortschritt regelmäßig und informativ an die Stakeholder.
Indem Du Deine Fortschritte und das bestmögliche Ergebnis beim Erreichen der Projektziele überprüfst, bewertest und bereit bist, den Weg dorthin gegebenenfalls zu korrigieren, beteiligst Du Dich am Monitoring und Controlling in der Steuerungsphase“.
Aufgabe 9: Einsatz eines Projektmanagement-Tools
Leon: „Wir verwenden Trello, um uns auf dem Laufenden zu halten, wo wir uns im Projekt befinden, und teilen alle Aufgaben auf diese Weise ein:
- Statusbericht
- To-Dos
- In Arbeit
- In der Warteschleife
- Erledigt
- Nächste Woche
- Rückstand„
Erstell Dir ein Konto auf Trello.com und beginn ein neues Board mit Projekttafeln (Listen) zu den oben genannten Punkten.
Der Trello-Guide unterstützt Dich bei dieser Aufgabe: Trello-Guide
Aufgabe 10: Erstellen eines Statusberichts
Anna: „Erstell einen Statusbericht ähnlich wie auf dem Screenshot unten. Dazu leg eine neue Karte auf der Projekttafel ‚Statusbericht‘ an und schreibe die Fragen aus unserem Beispiel in den Bericht, ergänze ergänze die Antworten mit eigenen Angaben. Versuche dann herauszufinden, wie Du den Text fett machen und/ oder Checklisten und mehr hinzufügen kannst.“
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Kapitel 5: Abschluss des Projekts
Wichtige Terminologie
Akzeptanzkriterien
Eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor Leistungen angenommen werden.
Tätigkeit
Ein bestimmter, geplanter Teil der Arbeit, der im Laufe eines Projekts durchgeführt wird.
Vermutung
Ein Faktor im Planungsprozess, der als wahr, real oder sicher angesehen wird, ohne dass ein Beweis oder eine Demonstration vorliegt.
Abschlussprozess
Bei diesem Prozess wird ein Projekt, eine Phase oder ein Vertrag formell beendet oder abgeschlossen.
Kommunikationsmanagement
Eine Komponente des Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementplans, die beschreibt, wie, wann und von wem Informationen über das Projekt verwaltet und verbreitet werden.
Einschränkung
Ein einschränkender Faktor, der die Durchführung eines Projekts, Programms, Portfolios oder Prozesses beeinträchtigt.
Lieferbar
Jedes eindeutige und überprüfbare Produkt, Ergebnis oder die Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abzuschließen.
Ausführungsprozess
Dies ist der Prozess der Abarbeitung des Projektplans. In der Ausführungsphase werden die im Planungsprozess festgelegten Aktivitäten durchgeführt.
Prozess der Initiierung
Mit diesem Prozess wird ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts definiert, bei dem die Genehmigung zum Start des Projekts oder der Phase eingeholt wird.
Gelernte Lektionen
Die während eines Projekts gewonnenen Erkenntnisse zeigen auf, wie mit Projektereignissen umgegangen wurde und/ oder in Zukunft umgegangen werden sollte, um die zukünftige Leistung zu verbessern.
Meilenstein
Ein wichtiger Punkt oder ein wichtiges Ereignis in einem Projekt, Programm oder Portfolio.
Meilenstein-Planung
Eine Art von Zeitplan, der Meilensteine mit geplanten Terminen enthält.
Prozess der Überwachung und Kontrolle
Findet während des gesamten Projekts statt. Bei der Überwachung und Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten im Projektplan rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und alle Änderungen vorgenommen werden, die zur erfolgreichen Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
Planungsprozess
Der Projektleiter und die Teammitglieder legen die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung eines Endprodukts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen, welche Mitarbeitenden und Ressourcen benötigt werden, legen den Zeitplan und das verfügbare Budget für das Projekt fest.
Projekt
Ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.
Projektcharta
Ein vom Projektinitiator oder -sponsor ausgestelltes Dokument, das die Existenz eines Projekts formell genehmigt und dem Projektmanager die Befugnis erteilt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.
Projektleitung
Die Anwendung von Wissen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Projektleiter:in
Die Person, die von der durchführenden Organisation mit der Leitung des Teams beauftragt wird, das für die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist.
Projektplan
Eine Ausgabe eines Zeitplanmodells, das verknüpfte Aktivitäten mit geplanten Terminen, Laufzeiten, Meilensteinen und Ressourcen darstellt.
Projektteam
Eine Gruppe von Personen, die den Projektleiter bei der Durchführung der Projektarbeit und beim Erreichen der Projektziele unterstützt.
Umfang
Die Arbeit, die durchgeführt wird, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen zu liefern.
Scope Creep
Die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen.
Sponsor (Förderer)
Eine Person oder Gruppe, die Ressourcen und Unterstützung für das Projekt, Programm oder Portfolio bereitstellt und für den Erfolg maßgeblich mitverantwortlich ist.
Stakeholder
Eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Projektergebnis betroffen ist oder sich davon betroffen fühlt.
Stakeholder-Register
Ein Projektdokument, das die Identifizierung, Bewertung und Klassifizierung von Projektbeteiligten enthält.
Ressource
Ein Teammitglied oder ein materieller Gegenstand, der für die Durchführung des Projekts benötigt wird.
Risiko
Ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die/ das sich bei Eintreten positiv oder negativ auf eines oder mehrere der Projektziele auswirken kann.
Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)
Eine hierarchische Untergliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen.