Kapitel 1: Einführung in das Projektmanagement
Im Alltag haben wir oft mit Projektmanagement zu tun, ohne uns dessen bewusst zu sein. Im Alltag einen Nachmittag mit dem Freundeskreis zu planen, ein Vortrag für den Unterricht vorzubereiten oder ein Geschenk zu basteln; dies alles beinhaltet verschiedene Aspekte des Projektmanagements, die Du in diesem Modul kennenlernen wirst.
Willkommen
„Schön, dass du hier bist. Wir stellen uns vor.
Wir sind Anna, Leon, Sophia und Emre. Gemeinsam haben wir ‚Grocerido‘ ins Leben gerufen, einen Lebensmittellieferdienst für ältere Menschen. Um den Erfolg des Projekts sicherzustellen, werden wir die Aufgaben unter uns aufteilen.
In den nächsten anderthalb Stunden erlebst Du gemeinsam mit uns, was es bedeutet eine Projektmanagerin oder ein Projektmanager zu sein. Schritt für Schritt führen wir Dich durch die einzelnen Projektmanagement-Phasen und vermitteln Dir die Fähigkeiten und Konzepte des Projektmanagements. Du kannst dieses Wissen zukünftig bei jedem Projekt anwenden.
Neugierig geworden? Fangen wir an.“
Aufgabe 1: Was ist ein Projekt?
Sophia: „Jeder von uns hat sich schon in irgendeiner Form mit Projektmanagement beschäftigt. Wahrscheinlich hast Du im Alltag schon einige Projekte entwickelt und gemanagt, ohne dass Du Dir darüber bewusst gewesen bist. Jedes Mal, wenn Du geplant hast, was Du in Deinen Urlaubskoffer einpacken musst, Du einen Termin für ein Treffen mit Deinen Freundinnen und Freunden ausgemacht hast, eine Präsentation für die Schule vorbereitet oder mit Deinem Team ein Papierflugzeug gebaut hast, bist Du mit verschiedenen Aspekten des Projektmanagements in Berührung gekommen.“
Aufgabe 2: Schlüsselrollen im Projektmanagement
Leon: „Für dieses Projekt werden Anna, Sophia, Emre und mir Rollen zugewiesen. Lass uns einige der verschiedenen Rollen innerhalb eines Projekts definieren. Kannst Du uns dabei helfen, die richtigen Namen den Erklärungen zuzuordnen?“
Aufgabe 3: Die Projektmanagement-Phasen
Anna: „Wir haben auch etwas über verschiedene Projektmanagementphasen gelernt. Jedes Projekt, unabhängig von seiner Größe und Komplexität, erfordert den Einsatz bestimmter Fähigkeiten, Werkzeuge und Verfahren, um die Projektziele zu erreichen. Das Projektmanagement kann in fünf aufeinander folgende Phasen unterteilt werden:
- Die Initiierungsphase ist der Beginn des Projekts. Während dieser Phase werden die Projektbeteiligten ermittelt und eine Projektmanagerin oder ein Projektmanager ausgewählt. Die Projektziele werden definiert und die Genehmigung zur Durchführung des Projekts eingeholt.
- Während der Planungsphase wird der Projektplan erstellt. Das Team legt gemeinsam die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung des Endprodukts oder der Dienstleistung bzw. eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen auch, welche Mitwirkenden und Ressourcen benötigt werden und legen den Zeitplan sowie das verfügbare Budget für das Projekt fest. Die Planungsphase ist sehr wichtig für den Gesamterfolg des Projekts. Ohne sorgfältige Planung kann es für die Projektmanagerin oder den Projektmanager sehr schwierig sein, das Projekt zum Erfolg zu führen.
- In der Durchführungsphase wird der Projektplan aus der Planungsphase umgesetzt, die festgelegten Aufgaben abgearbeitet.
- Die Steuerungsphase begleitet das gesamte Projekt. Mit Monitoring und das Controlling wird sichergestellt, dass alle Aufgaben im Projektplan fristgerecht und innerhalb des festgelegten Budgets abgeschlossen sowie alle Änderungen vorgenommen werden, die zur erfolgreichen Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
- In der Abschlussphase werden die Projektziele erreicht, die administrative Arbeit abgeschlossen und die gewonnenen Erkenntnisse werden zur Verbesserung künftiger Projekte festgehalten. Die Abschlussphase beinhaltet, dass man sich die Zeit nimmt, die Erfolge des Teams zum Abschluss des Projekts zu feiern.
Hilf uns, die Schritte im Projekt in die richtige Reihenfolge zu bringen, indem Du die Bilder auf die richtigen Plätze ziehst.“
Aufgabe 4: Das magische Dreieck
Emre: „Jedes Mal, wenn wir ein Projekt beginnen, machen wir uns Gedanken darüber, was zu tun ist (Leistung), wie viel es kosten wird (Kosten) und wie lange es dauern wird (Zeit). Wir tun dies ständig bei verschiedenen Projekten wie bei der Planung der Einführung unseres Dienstes, zur Vorbereitung auf eine Prüfung oder sogar bei der Planung einer Geburtstagsfeier.
In diesem Modul zeigen wir Dir den Einsatz von Projektmanagement am Beispiel der Einführungsveranstaltung für unseren Lebensmitteldienst für ältere Menschen in der nächsten Woche.“
Das Magische Dreieck steht für die Balance zwischen den drei Erfolgskriterien Leistung, Kosten und Zeit.
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Kapitel 2: Initiierung des Projekts
Wichtige Terminologie
Akzeptanzkriterien
Eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor Leistungen angenommen werden.
Tätigkeit
Ein bestimmter, geplanter Teil der Arbeit, der im Laufe eines Projekts durchgeführt wird.
Vermutung
Ein Faktor im Planungsprozess, der als wahr, real oder sicher angesehen wird, ohne dass ein Beweis oder eine Demonstration vorliegt.
Abschlussprozess
Bei diesem Prozess wird ein Projekt, eine Phase oder ein Vertrag formell beendet oder abgeschlossen.
Kommunikationsmanagement
Eine Komponente des Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementplans, die beschreibt, wie, wann und von wem Informationen über das Projekt verwaltet und verbreitet werden.
Einschränkung
Ein einschränkender Faktor, der die Durchführung eines Projekts, Programms, Portfolios oder Prozesses beeinträchtigt.
Lieferbar
Jedes eindeutige und überprüfbare Produkt, Ergebnis oder die Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abzuschließen.
Ausführungsprozess
Dies ist der Prozess der Abarbeitung des Projektplans. In der Ausführungsphase werden die im Planungsprozess festgelegten Aktivitäten durchgeführt.
Prozess der Initiierung
Mit diesem Prozess wird ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts definiert, bei dem die Genehmigung zum Start des Projekts oder der Phase eingeholt wird.
Gelernte Lektionen
Die während eines Projekts gewonnenen Erkenntnisse zeigen auf, wie mit Projektereignissen umgegangen wurde und/ oder in Zukunft umgegangen werden sollte, um die zukünftige Leistung zu verbessern.
Meilenstein
Ein wichtiger Punkt oder ein wichtiges Ereignis in einem Projekt, Programm oder Portfolio.
Meilenstein-Planung
Eine Art von Zeitplan, der Meilensteine mit geplanten Terminen enthält.
Prozess der Überwachung und Kontrolle
Findet während des gesamten Projekts statt. Bei der Überwachung und Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten im Projektplan rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und alle Änderungen vorgenommen werden, die zur erfolgreichen Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
Planungsprozess
Der Projektleiter und die Teammitglieder legen die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung eines Endprodukts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen, welche Mitarbeitenden und Ressourcen benötigt werden, legen den Zeitplan und das verfügbare Budget für das Projekt fest.
Projekt
Ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.
Projektcharta
Ein vom Projektinitiator oder -sponsor ausgestelltes Dokument, das die Existenz eines Projekts formell genehmigt und dem Projektmanager die Befugnis erteilt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.
Projektleitung
Die Anwendung von Wissen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Projektleiter:in
Die Person, die von der durchführenden Organisation mit der Leitung des Teams beauftragt wird, das für die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist.
Projektplan
Eine Ausgabe eines Zeitplanmodells, das verknüpfte Aktivitäten mit geplanten Terminen, Laufzeiten, Meilensteinen und Ressourcen darstellt.
Projektteam
Eine Gruppe von Personen, die den Projektleiter bei der Durchführung der Projektarbeit und beim Erreichen der Projektziele unterstützt.
Umfang
Die Arbeit, die durchgeführt wird, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen zu liefern.
Scope Creep
Die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen.
Sponsor (Förderer)
Eine Person oder Gruppe, die Ressourcen und Unterstützung für das Projekt, Programm oder Portfolio bereitstellt und für den Erfolg maßgeblich mitverantwortlich ist.
Stakeholder
Eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Projektergebnis betroffen ist oder sich davon betroffen fühlt.
Stakeholder-Register
Ein Projektdokument, das die Identifizierung, Bewertung und Klassifizierung von Projektbeteiligten enthält.
Ressource
Ein Teammitglied oder ein materieller Gegenstand, der für die Durchführung des Projekts benötigt wird.
Risiko
Ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die/ das sich bei Eintreten positiv oder negativ auf eines oder mehrere der Projektziele auswirken kann.
Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)
Eine hierarchische Untergliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen.