Kapitel 2: Initiierung des Projekts
Zu Beginn eines jeden Projekts müssen zunächst die Ziele definiert werden. Hier wird entschieden, was getan werden soll und welches Ergebnis zu erwarten ist. Du erfährst mehr über das Ergebnis, also das Produkt, die Dienstleistung oder ein neuer Prozess.
Die Initiierungsphase
Leon: „Bei der Einführung unseres Lebensmittel-Lieferdienstes für Senioren verfolgen wir drei Ziele:
- Projekt definieren: Wir bauen einen Versorgungsdienst für Lebensmittel auf, den ältere Menschen wöchentlich nutzen können, um weniger Stress im Alltag zu haben.
- Beteiligte identifizieren: Wir haben die Schulbehörde, das Altenheim, das örtliche Geschäft und unsere Teammitglieder als Interessengruppen identifiziert.
- Projekt genehmigen: Wir brauchen die Zustimmung der Schulbehörde und gehen in den Austausch mit dem Altenheim, ob wir die richtigen Schritte unternehmen. Und natürlich müssen auch unsere Teammitglieder mit an Bord sein.“
Definition des Projekts: Grundlegende Fragen
Um die Ziele und den Ablauf eines Projekts zu definieren helfen die sieben W-Fragen. Sie können auch in Teilprojekten, also abgegrenzte Aufgabenbereiche innerhalb eines Projekts, angewendet werden.
Die folgenden sieben grundlegenden Fragen helfen Teams, ihr Projekt bestmöglich zu definieren:
- Warum? Warum wird das Projekt initiiert?
- Wer? Für wen wird diese Arbeit durchgeführt? Wer sind die Personen, die an dem Projekt teilnehmen oder von den Ergebnissen des Projekts sowohl positiv als auch negativ betroffen sind?
- Was? Was werden wir liefern? Welche Arbeiten müssen wir erledigen? Was benötigen wir (Ressourcen und Mittel), um diese Leistungen zu erbringen?
- Wann? Wann werden wir diese Leistungen erbringen? Wann wird der Projektsponsor das endgültige Projektergebnis genehmigen und abnehmen? Wann erreichen wir unsere gesetzten (Teil-)Ziele?
- Wo? Wo stehen wir? Wo werden die Ergebnisse verwendet? Wo werden die Ergebnisse erzielt?
- Wie? Wie strukturieren wir das Projekt? Wie werden wir das Projektziel und die Teilziele erreichen? Wie wird der Erfolg gemessen?
- Wieviel? Wieviel wird das Projekt kosten?
Aufgabe 5: Definition des Projekts
Lies die Projektbeschreibung von Emre. Welche Frage wird nicht beantwortet?
Emre:
- „Wir initiieren dieses Projekt, weil wir älteren Menschen aus unserer Stadt bei der Beschaffung von Lebensmitteln helfen wollen.“
- „Wir starten diesen Dienst speziell für ältere Menschen, weil wir in unseren Familien festgestellt haben, dass sie mehr Hilfe benötigen. Wenn wir mit dem Projekt keinen Erfolg haben, wird es ältere Menschen geben, die unseren Service nutzen wollen würden und enttäuscht sind.“
- „Wir werden unseren Dienst per Telefonbestellung anbieten und Notizbücher an die älteren Menschen austeilen, in die sie ihre Einkaufsliste eintragen können. Wir haben ein Crowdfunding-Budget von 1.000 Euro und werden eine Spendenaktion durchführen, wenn wir das Budget überschreiten.“
- „Alle Leistungen werden bis zur Eröffnungsveranstaltung erbracht, das Budget für zusätzliche Ausgaben wird durch eine Spendenaktion aufgebracht.“
- „Wir werden das Ziel des Projekts erreichen, indem wir uns ab der ersten Januarwoche jede Woche treffen, die Rollen aufteilen und uns gegenseitig helfen, wenn jemand Unterstützung bei der Erfüllung der Aufgaben benötigt.“
- „Unser Erfolg wird durch das Feedback vor und nach der Einführung unseres Dienstes gemessen werden. Wir werden Umfragen durchführen und die Erfahrungen der älteren Menschen einholen, um unseren Dienst nach der Einführung weiter zu verbessern.“
Identifizierung von Interessengruppen
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, sind Stakeholder die Personen oder Organisationen, die an dem Projekt oder dem Projektergebnis beteiligt, betroffen oder am Ergebnis interessiert sind. In der Anfangsphase erstellen die Projektteams häufig ein Stakeholder-Register, das die am Projekt beteiligten und/ oder davon betroffenen Personen, ihre Rolle im Projekt (Kunde, Sponsor, Teammitglied oder Öffentlichkeit) und ihre Kontaktinformationen enthält.
Aufgabe 6: Identifizieren der Stakeholder
Zieh die Akteure in die richtigen Rollen für die Einführung des Lebensmittel-Lieferdienstes für ältere Menschen, basierend auf dem untenstehenden Text.
Sophia: „Für unser Projekt haben wir bereits ein paar Dinge festgelegt. Wir haben ein Treffen mit Barbara, um mehr darüber zu erfahren, was aus Sicht der Schule erlaubt und was nicht erlaubt ist, um unseren Dienst aufzubauen. Wir werden auch mit den Bewohnern des Altenheims sprechen, wenn sie zu ihrem monatlichen Treffen mit Keiras Gruppe zusammenkommen, um zu sehen, ob alle an Bord sind. Anna wird dafür sorgen, dass dies rechtzeitig geschieht und behält den Überblick. Emre wird sie dabei unterstützen. Und schließlich haben wir bereits einige Rabatte auf Lebensmittel von Reuben erhalten. Er hat einen Laden in der Stadt, der den Bewohnerinnen und Bewohnern im Altenheim ein vertrauter Ort ist.“
Erstellen der Projekt-Charta
Leon: „Die 7 W-Fragen (Warum, Wer, Was, Wann, Wo, Wie und Wieviel) werden zur Erstellung einer Projektcharta verwendet. Eine Projektcharta ist ein formelles Dokument, welches die Grundlage im Projektmanagement bildet. Hier werden alle Bestandteile wie Stakeholder, Ziele und die allgemeine Vorgehensweise dokumentiert. Im Laufe des Projekts wird immer wieder auf die Projektcharta zurückgegriffen.
Wir haben die Projektmanagerin oder den Projektmanager und die Teammitglieder bestimmt, d.h. die Personen, die aktiv an dem Projekt beteiligt sind.
In der Projektbeschreibung haben wir unsere Ziele beschrieben. Unsere Ziele müssen spezifisch, messbar und nachvollziehbar sein und geben unserem Projekt von Anfang bis Ende die Richtung vor. Je deutlicher wir die Ziele definieren, desto einfacher wird es sein, auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Unter Projektgrund/ Begründung haben wir den Grund für die Durchführung dieses Projekts angegeben. Damit wird die Frage nach dem „Warum“ beantwortet.
Ein Meilenstein ist ein geschätzter Zeitpunkt für die Fertigstellung eines wichtigen Ergebnisses.
Die Abnahmekriterien dokumentieren, wie unser Endprodukt von den Nutzern bewertet und wie die Qualität des Endprodukts aussehen wird. Sie legen fest, woran wir den Zeitpunkt der Fertigstellung ausmachen und bestimmen, wann wir unsere Ziele erfolgreich erreicht haben.
Annahmen sind Faktoren über das Projekt, die wir für wahr oder falsch halten, ohne dafür Beweise zu haben. Die Ermittlung dieser hilft, die Annahmen zu klären, die nicht von allen im Team geteilt werden. Zum Beispiel: Wird unser Produkt überhaupt gebraucht?
Eine Einschränkung ist jeder Faktor, der die Verwirklichung unseres Projektziels verhindert. Dazu können Beschränkungen in Bezug auf das Budget, die Zeit, die Verfügbarkeit von Mitwirkenden und andere Faktoren zählen.
Zu den Risiken gehören alle unerwarteten Situationen, auf die wir stoßen könnten. Wir müssen uns bereits zu Beginn unseres Projekts Gedanken über potenzielle Risiken machen, damit wir sie angemessen bewältigen und einen Reaktionsplan erstellen können. Wir können zwar nicht alle Situationen vorhersehen, aber je besser wir vorbereitet sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass unser Projekt erfolgreich sein wird. Ein Beispiel für ein Risiko könnte sein, dass es bei einer Veranstaltung, die im Freien geplant ist, regnen könnte. Eine Reaktion könnte darin bestehen, einen alternativen Ort für den Fall von Regen zu planen.“
Projekt-Charta
Meilenstein: Grocerido
Projektmanager:in: Anna
Teammitglieder: Emre, Sophia und Leon
Stakeholder: Keira Beltran vom Altenheim und Barbara Brüssel von der Schulbehörde
Sponsor: Reuben Aguilar vom örtlichen Geschäft
Beschreibung des Projekts:
Beschreib das Projekt. Was ist das Ziel Deines Projekts?
Lebensmittel an die Bewohner unseres örtlichen Altenheims liefern, mit für sie möglichst wenig Aufwand.
Projektbegründung/Begründung:
Warum machst Du dieses Projekt?
Das Hauptziel des Projekts besteht darin, einen einfachen Dienst zu entwickeln, der für die ältere Generation leicht zu nutzen ist, ohne dass digitale Hilfsmittel benötigt werden, mit denen sie sich möglicherweise weniger wohl fühlen.
Wichtige Meilensteine:
Was sind die wichtigsten Punkte des Fortschritts? Was sind die zu erbringenden Leistungen? Wann sind sie fällig?
Genehmigung der Schulbehörde (April): Erstellung eines Projektvorschlags, damit die Schulbehörde weiß, was wir entwickeln, und wir ein „Ja“ oder „Nein“ erhalten.
Testlauf (Mai): Wir holen uns Feedback zu unserem Service von den Seniorenheimen ein. Wir befragen die Bewohnerinnen und Bewohner, um zu verstehen, welche Annahmen wir richtig oder falsch getroffen haben und welche Bedürfnisse wir tatsächlich erfüllen können.
Launch (18. Juni): Stichtag für die offizielle Markteinführung unseres Dienstes mit einer Festveranstaltung (Launch event) und Sonderangeboten für unsere ersten fünf Kunden.
Abnahmekriterien:
Wie wird das Endprodukt bewertet?
- Das Projekt ist fristgerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen und erfüllt die Anforderungen des Schulausschusses.
- Alle Annahmen wurden mit Nutzerinnen und Nutzern getestet.
- Es wird ein Vertrag mit dem örtlichen Geschäft geschlossen, um einen Rabatt auf die Lebensmittel zu erhalten.
- Wir werden nach dem Launch eine Umfrage versenden, um Feedback einzuholen.
Annahmen:
Welche Annahme ist bei diesem Projekt wahr?
- Die Bewohner des Altenheims benötigen Hilfe beim Einkauf von Lebensmitteln.
- Ältere Menschen kommen schwieriger mit (neuen) digitalen Geräten zurecht.
- Älteren Menschen fällt es schwerer, ihre Einkäufe selbst zu erledigen.
- Wir können genügend Teilnehmende finden, die unseren Dienst nutzen.
- Wir können genügend Interesse für die Veranstaltung zu unserer Markteinführung erzeugen.
Einschränkungen:
Welche Faktoren werden die Durchführung des Projekts einschränken?
- Wir sind ein neues Team und müssen uns gegenseitig kennenlernen.
- Die Schulbehörde hat uns Beschränkungen auferlegt, was für das Projekt zulässig ist.
- Wir haben ein begrenztes Budget
- Wir haben 6 Monate bis zur Markteinführung.
Risiken:
Welche Komplikationen können während des Projekts aufkommen?
- Die Zusammenarbeit mit unserem Sponsor – dem örtlichen Geschäft – kann nicht fortgesetzt werden.
- Wir könnten in unserem Team langwierige Meinungsverschiedenheiten haben.
- Wir sind zu sehr mit anderen Schularbeiten beschäftigt.
- Das Altenheim hat kein Interesse an unserer Dienstleistung.
- Wir können nicht genug Leute für unser Launch-Event begeistern.
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Kapitel 3: Planung des Projekts
Wichtige Terminologie
Akzeptanzkriterien
Eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor Leistungen angenommen werden.
Tätigkeit
Ein bestimmter, geplanter Teil der Arbeit, der im Laufe eines Projekts durchgeführt wird.
Vermutung
Ein Faktor im Planungsprozess, der als wahr, real oder sicher angesehen wird, ohne dass ein Beweis oder eine Demonstration vorliegt.
Abschlussprozess
Bei diesem Prozess wird ein Projekt, eine Phase oder ein Vertrag formell beendet oder abgeschlossen.
Kommunikationsmanagement
Eine Komponente des Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementplans, die beschreibt, wie, wann und von wem Informationen über das Projekt verwaltet und verbreitet werden.
Einschränkung
Ein einschränkender Faktor, der die Durchführung eines Projekts, Programms, Portfolios oder Prozesses beeinträchtigt.
Lieferbar
Jedes eindeutige und überprüfbare Produkt, Ergebnis oder die Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abzuschließen.
Ausführungsprozess
Dies ist der Prozess der Abarbeitung des Projektplans. In der Ausführungsphase werden die im Planungsprozess festgelegten Aktivitäten durchgeführt.
Prozess der Initiierung
Mit diesem Prozess wird ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts definiert, bei dem die Genehmigung zum Start des Projekts oder der Phase eingeholt wird.
Gelernte Lektionen
Die während eines Projekts gewonnenen Erkenntnisse zeigen auf, wie mit Projektereignissen umgegangen wurde und/ oder in Zukunft umgegangen werden sollte, um die zukünftige Leistung zu verbessern.
Meilenstein
Ein wichtiger Punkt oder ein wichtiges Ereignis in einem Projekt, Programm oder Portfolio.
Meilenstein-Planung
Eine Art von Zeitplan, der Meilensteine mit geplanten Terminen enthält.
Prozess der Überwachung und Kontrolle
Findet während des gesamten Projekts statt. Bei der Überwachung und Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten im Projektplan rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und alle Änderungen vorgenommen werden, die zur erfolgreichen Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
Planungsprozess
Der Projektleiter und die Teammitglieder legen die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung eines Endprodukts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen, welche Mitarbeitenden und Ressourcen benötigt werden, legen den Zeitplan und das verfügbare Budget für das Projekt fest.
Projekt
Ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.
Projektcharta
Ein vom Projektinitiator oder -sponsor ausgestelltes Dokument, das die Existenz eines Projekts formell genehmigt und dem Projektmanager die Befugnis erteilt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.
Projektleitung
Die Anwendung von Wissen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Projektleiter:in
Die Person, die von der durchführenden Organisation mit der Leitung des Teams beauftragt wird, das für die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist.
Projektplan
Eine Ausgabe eines Zeitplanmodells, das verknüpfte Aktivitäten mit geplanten Terminen, Laufzeiten, Meilensteinen und Ressourcen darstellt.
Projektteam
Eine Gruppe von Personen, die den Projektleiter bei der Durchführung der Projektarbeit und beim Erreichen der Projektziele unterstützt.
Umfang
Die Arbeit, die durchgeführt wird, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen zu liefern.
Scope Creep
Die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen.
Sponsor (Förderer)
Eine Person oder Gruppe, die Ressourcen und Unterstützung für das Projekt, Programm oder Portfolio bereitstellt und für den Erfolg maßgeblich mitverantwortlich ist.
Stakeholder
Eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Projektergebnis betroffen ist oder sich davon betroffen fühlt.
Stakeholder-Register
Ein Projektdokument, das die Identifizierung, Bewertung und Klassifizierung von Projektbeteiligten enthält.
Ressource
Ein Teammitglied oder ein materieller Gegenstand, der für die Durchführung des Projekts benötigt wird.
Risiko
Ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die/ das sich bei Eintreten positiv oder negativ auf eines oder mehrere der Projektziele auswirken kann.
Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)
Eine hierarchische Untergliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen.