Kapitel 5: Abschluss des Projekts
Ein Projekt abzuschließen ist eine Leistung, es ist das Ergebnis einer Menge Arbeit. Als Gruppe haben Du und Deine Teammitglieder gemeinsam eine Idee entwickelt, sie geplant, den Plan ausgeführt und Euren Fortschritt überwacht und gesteuert. Ihr habt jetzt die Abschlussphase erreicht.
„WIR HABEN ES GESCHAFFT!“
Emre, Anna, Sophia, Leon: „WIR HABEN ES GESCHAFFT, DIE EINFÜHRUNGSVERANSTALTUNG WAR EIN VOLLER ERFOLG!
Nach einem Tag der Ruhe sind wir nun bereit, diesen Teil des Projekts abzuschließen. Ein Projekt abzuschließen ist eine große Leistung, es ist das Ergebnis einer Menge Arbeit.“
Die Abschlussphase
In der Abschlussphase wird ausgewertet, wie die Qualität der Projektleistungen ist, was Ihr über das Management eines Projekts gelernt und wie gut Ihr als Team zusammengearbeitet habt.
Im Rahmen der Abschlussphase sind noch folgende Aufgaben zu erledigen:
- Bei den meisten Projekten wird eine Abschlusspräsentation erstellt, um allen Beteiligten (Team, Stakeholder; Schule, Altenheim, Sponsoren usw.) den Abschlussbericht vorzustellen.
- Alle projektbezogenen Unterlagen und Dokumente (z. B. der Projektplan, der fertige Zeitplan usw.) werden in einem Projektportfolio gesammelt und gespeichert, z. B. in einem Notizbuch oder in einem Ordner auf dem Computer. Diese Dokumente dienen als Referenzmaterial für künftige Projekte, z. B. für eine neue Versionen des Lebensmittellieferdienstes in den kommenden Monaten oder für eine andere Veranstaltung, die durchgeführt werden soll.
- Die Teammitglieder müssen das Projekt abzeichnen, um zu bestätigen, dass es abgeschlossen ist.
- Gemeinsam mit den Teammitgliedern wird ein Dokument mit den gewonnenen Erkenntnissen erstellt, indem festgehalten wird, was gut gelaufen ist, was hätte besser gemacht werden können und was fortgeführt werden sollte.
- Es wird ein eine Selbst- und Fremdeinschätzung durchgeführt, unter anderem werden Gespräche über jede Person im Team auf einer 1:1-Basis geführt. Wir schließen ein, ob wir:
- uns gegenseitig mit Respekt behandelt,
- uns die Verantwortung geteilt,
- klar und effektiv kommuniziert,
- organisiert gearbeitet haben und
- einen klugen Umgang mit der Zeit hatten.
- Und schließlich wird natürlich all das gefeiert, was das Team erreicht hat! Unabhängig vom Ergebnis wurde viel Zeit und Mühe investiert, viel gelernt und es sollten alle Anstrengungen belohnt werden.
Selbst- und Fremdeinschätzung
Emre: „Damit jedes Teammitglied von diesem Projekt profitiert, führen wir eine Selbst- und Fremdeinschätzung durch. Wir tun dies, indem wir für jedes Teammitglied ein Post-it erstellen, das wie folgt aussieht:“
Aufgabe 11: Finde die Wörter
Hilf uns zu feiern, indem Du alle Schlüsselbegriffe aus jedem Kapitel findest und zeig, dass Du bereit bist, ein Projekt bis zum MOND zu managen!
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Projektmanagement
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Wichtige Terminologie
Akzeptanzkriterien
Eine Reihe von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor Leistungen angenommen werden.
Tätigkeit
Ein bestimmter, geplanter Teil der Arbeit, der im Laufe eines Projekts durchgeführt wird.
Vermutung
Ein Faktor im Planungsprozess, der als wahr, real oder sicher angesehen wird, ohne dass ein Beweis oder eine Demonstration vorliegt.
Abschlussprozess
Bei diesem Prozess wird ein Projekt, eine Phase oder ein Vertrag formell beendet oder abgeschlossen.
Kommunikationsmanagement
Eine Komponente des Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementplans, die beschreibt, wie, wann und von wem Informationen über das Projekt verwaltet und verbreitet werden.
Einschränkung
Ein einschränkender Faktor, der die Durchführung eines Projekts, Programms, Portfolios oder Prozesses beeinträchtigt.
Lieferbar
Jedes eindeutige und überprüfbare Produkt, Ergebnis oder die Fähigkeit, eine Dienstleistung zu erbringen, um einen Prozess, eine Phase oder ein Projekt abzuschließen.
Ausführungsprozess
Dies ist der Prozess der Abarbeitung des Projektplans. In der Ausführungsphase werden die im Planungsprozess festgelegten Aktivitäten durchgeführt.
Prozess der Initiierung
Mit diesem Prozess wird ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts definiert, bei dem die Genehmigung zum Start des Projekts oder der Phase eingeholt wird.
Gelernte Lektionen
Die während eines Projekts gewonnenen Erkenntnisse zeigen auf, wie mit Projektereignissen umgegangen wurde und/ oder in Zukunft umgegangen werden sollte, um die zukünftige Leistung zu verbessern.
Meilenstein
Ein wichtiger Punkt oder ein wichtiges Ereignis in einem Projekt, Programm oder Portfolio.
Meilenstein-Planung
Eine Art von Zeitplan, der Meilensteine mit geplanten Terminen enthält.
Prozess der Überwachung und Kontrolle
Findet während des gesamten Projekts statt. Bei der Überwachung und Kontrolle wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten im Projektplan rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und alle Änderungen vorgenommen werden, die zur erfolgreichen Erreichung der Projektziele erforderlich sind.
Planungsprozess
Der Projektleiter und die Teammitglieder legen die Aktivitäten fest, die zur Fertigstellung eines Endprodukts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses erforderlich sind. Sie bestimmen, welche Mitarbeitenden und Ressourcen benötigt werden, legen den Zeitplan und das verfügbare Budget für das Projekt fest.
Projekt
Ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.
Projektcharta
Ein vom Projektinitiator oder -sponsor ausgestelltes Dokument, das die Existenz eines Projekts formell genehmigt und dem Projektmanager die Befugnis erteilt, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.
Projektleitung
Die Anwendung von Wissen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.
Projektleiter:in
Die Person, die von der durchführenden Organisation mit der Leitung des Teams beauftragt wird, das für die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist.
Projektplan
Eine Ausgabe eines Zeitplanmodells, das verknüpfte Aktivitäten mit geplanten Terminen, Laufzeiten, Meilensteinen und Ressourcen darstellt.
Projektteam
Eine Gruppe von Personen, die den Projektleiter bei der Durchführung der Projektarbeit und beim Erreichen der Projektziele unterstützt.
Umfang
Die Arbeit, die durchgeführt wird, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den angegebenen Merkmalen und Funktionen zu liefern.
Scope Creep
Die unkontrollierte Erweiterung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen.
Sponsor (Förderer)
Eine Person oder Gruppe, die Ressourcen und Unterstützung für das Projekt, Programm oder Portfolio bereitstellt und für den Erfolg maßgeblich mitverantwortlich ist.
Stakeholder
Eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Projektergebnis betroffen ist oder sich davon betroffen fühlt.
Stakeholder-Register
Ein Projektdokument, das die Identifizierung, Bewertung und Klassifizierung von Projektbeteiligten enthält.
Ressource
Ein Teammitglied oder ein materieller Gegenstand, der für die Durchführung des Projekts benötigt wird.
Risiko
Ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die/ das sich bei Eintreten positiv oder negativ auf eines oder mehrere der Projektziele auswirken kann.
Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)
Eine hierarchische Untergliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erstellen.